如果说踢球的目标是进球，演讲的目标是让听众有所行动，那么做PPT的目标就是让让观众能够看清楚、听明白、记得住。
倘若你要做年终工作汇报，你的目标是让领导用看和听的方式明白你今年的工作成果；倘若你要给科室护士讲授如何从指南中寻找选题，目标是让护士用看、听、实操的方式学会查找指南；倘若在护理查房时做病例汇报，你的目标就是让科室其他人员用看和听的方式了解患者病情发展脉络及护理要点......
因此，制作PPT的第一件事就是要搞清楚为什么做、需要达成什么目的、这份PPT与对方的关系是什么、别人为什么要听你汇报、你希望对方从你这里收获什么，思考好这些再去开始行动。要知道，帮助你达成目标的PPT才有意义。
一份好的PPT不在于你提供了多少信息，而在于受众能理解多少内容。因此，只有了解受众需求才能做到有的放矢，避免自说自话。
首先，找准核心受众。工作中你的PPT不可能让每个人都满意，那就把关注点放在对汇报内容有实质影响力的人身上。
其次，分析受众的个性。不同受众的文化背景、人生阅历不同，他们对PPT素材的选择、风格的偏好自然各不相同。如果是向领导汇报，PPT风格就可以简约、保守，配色稳重，避免浮夸。
最后，分析你的演示场景。根据场所制定合适的PPT样式，如在大会议室、投屏又较远的话，字体可以稍大，方便后排观众看清楚，不同的场合搭配不同的风格。
总之，多了解你的受众，以便更好地确定PPT的主题与风格，确保传递的内容能够被理解、更好地被接受。
1.借用思维导图、幕布等工具，梳理整体框架。
以工作汇报为例，在有限的时间里领导一般更关心4个问题：工作业绩、亮点经验、问题分析、未来计划。这时可以借助上述工具将大纲做出来，线索就是思路，写大纲的过程就是你思路逐步清晰化的过程。整体构思完以后，构思的结果最终会以目录的形式呈现。
2.善用经典理论结构，梳理内容框架。
以“沟通从心开始——提升患者满意度的6个关键方法”这一授课主题为例，如果一上来就讲怎样沟通，听众会觉得这跟自己有什么关系、学它又有什么用？而你采用3W“黄金圈”理论，搭建你的PPT内容，既专业又具有说服力。那这份PPT的内容框架可以是这样：
（1）为什么学沟通（Why）, 先讲一个因为不注重沟通方式造成严重后果的案例，再讲一个有效沟通改变患者态度的案例，引用权威人士的话说明沟通的重要性，展示沟通在患者满意度评估中的重要性；
（2）什么是沟通（What），重点简述沟通的目的、有哪些关键环节；
（3）沟通的每个环节怎么做（How），举例说明；
（4）最后总结收尾，号召大家行动起来用心沟通。
相信这种为什么、是什么、怎么做的黄金圈结构更能被你的观众理解接受，运用便捷的工具和经典模型可以让你的PPT既专业又有说服力！
要想做出好的PPT，你还得学会组织材料。并不是所有材料都适合放入PPT中，只有符合构思线索的材料才是真材实料。因此要慎重地选择材料，学会取舍，而不是一味地堆积。
1.巧用图片
有研究表明，人脑处理视觉内容的速度比文字信息快6万倍，且图片能让人产生共情，一图胜万言！因此，在表达重要信息时，为确保材料的视觉冲击力，能用图片解释清楚的就不用文字。
2. 巧用图表和表格等辅助材料
不同的材料对主题的支持力度是不同的。比如病例汇报时，患者的实验室检查结果可以多用数据、图表表示，让指标数值变化一目了然；各种疾病的分类及临床表现可以用表格进行归类，从而减少大段落文字的压迫感。
3.提炼关键字与结论，突出重点
俗语说“段不如句，句不如词”，被提炼的结果才能展现精华。每页PPT的标题要提炼概括该页幻灯片的主题，避免言之无物；在内容页里将关键词、句加粗显示，使之更加突出清晰。
制作PPT是为了更有效地进行沟通，用心稍加设计就能让你的PPT更出彩。
1.对齐原则
页面内除了文字对齐外，所有要素能对齐的都要对齐；相同格式的几页PPT也要做到页面与页面之间的信息对齐；画面切换时，相同元素不跳动。好看的PPT必定藏着细致、对齐的秘密。
2.留白原则
内容能提炼就提炼，能浓缩就浓缩，让留白多出来，让眼睛去休息，让大脑去思考。
3.调色原则
颜色过多容易“辣”眼睛，且观众的精力难集中。一页PPT的颜色最好不要超过3种，颜色搭配要柔和；一色系到底、黑-白-灰辅助、Logo色等统一的色调会给人一种秩序美。
4.字体原则
能够被视觉化的不仅仅是配图，还包括字体。字体体现了PPT的文化属性，即便色彩一样，不同字体表达的情绪也有差异，所以要用对字体。如教育儿童就选择笔画圆润的字体，表达文化内涵就要用手写字体，不想出错就应用微软雅黑。
5.分离原则
无关内容拉大距离，相关内容注意靠拢。段落与段落之间的距离要大于段落内的行距，二级内容和一级内容排版须注意留有大小或位置差异。
