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怎么制作文档 Excel+Word!批量生成各类办公文档!自动高效,办公首选


对于HR、其他文员等岗位的朋友,每天都要做各类Excel、Word等文档,如:面试通知书、员工工资条、工作证、简历表、收据等,是否很费时?




巧用邮件合并功能,就能批量生成各种办公文档,想要生成多少份都OK!还能以邮件的形式批量发送、批量打印,非常快速方便!


1、批量生成并打印收据


步骤1

对收款数据加工处理


如下GIF,步骤:


① 打开公司提供的Excel收款表 - 删除表头 - 新插1列 - 命名为:“大写 ”。


② 对【金额】进行大写转换 - 保存,即可。



讲解:

大写转换公式:

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(C2,2),TEXT(C2,";负")&TEXT(INT(ABS(C2)+0.5%),"[dbnum2]G/通用格式元;;")&TEXT(RIGHT(RMB(C2,2),2),"[dbnum2]0角0分;;整"),),"零角",IF(C2^2<1,,"零")),"零分","整")。

公式中的C2为金额所在单元格地址。

学会再也不愁


步骤2

邮件合并

如下GIF,步骤:


① 点击【邮件】- 选择收件人 - 使用现有列表 - 选中“收款表” - 确定。


② 选中相应的目标区域 - 点击【插入合并域】- 选择相应的字段插入到相应的区域。



③ 点击【预览结果】- 选择向右的箭头,浏览记录。


④ 点击【完成合并并打印】 - 打印文档 - 确定,就ok!



利用邮件合并功能打印准考证,相信很多小伙伴都用过。


可是却存在很多没有解决的问题,比如:不能打印对应的照片,或是照片无法更新等。


接下来小可就教大家搞定它!


2、批量打印带照片的证件


步骤1

整理数据源及照片


如下GIF,进行前期材料准备:


① 考生的照片等相关文件,最好都放到一个文件夹下面。


② 将照片,要以姓名命名。



接下来,开始大展身手啦!


如下GIF,步骤:



① 删除Excel表头,也就是第一行数据必须为准考证号、姓名等数据,不能添加其它的说明性表头。


② 复制粘贴:照片文件夹路径,到Excel表。


③ 照片文件夹路径中的反斜杠,全部替换为双反斜杠。


注意(不要弄错,大部分人就是弄错这个细节)

① 照片文件夹路径中的反斜杠,一定要修改为双反斜杠。

② 照片必须以姓名,去命名。


步骤2

邮件合并


如下GIF,步骤


① 在Word中,制作好模板。



② 邮件合并(插入文字信息)。


方法:


1、【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】。


2、【选择收件人】-【使用现有列表】-找到信息数据的存放位置,并打开-【确定】。



3、 将【插入合并域】中的【姓名】、【性别】、【身份证号】、【准考证号】、【考点】插入到相应的位置上。



注意:

【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】,此步骤的作用在于将生成的准考证依次排放,否则每个准考证占用一张,比较浪费哦。

有兴趣的同学可以省略此步骤,实际测试一下效果。


③ 邮件合并(插入照片)。



方法:


1、点击【插入】- 文档部件 - 域 - IncludePicture,在【文件名或URL】处输入:照片 - 确定。


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2、选中照片显示控件,并调整其大小。


3、按Alt+F9键,选中“照片”。


4、【邮件】-【插入合并域】- 输入:照片,按Alt+F9键。


5、点击【预览结果】,并按F9键刷新。



步骤3

批量生成准考证



如上GIF,步骤


① 单击【预览结果】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【全部】-【确定】。


② 生成了一个新的文档,用Ctrl+A全选稳定,并按F9键更新数据。


③ 查阅核对数据,大功告成哦,剩下的就是直接打印啦!