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如何节约用纸 ?你学会了吗

那些年你空谈的口号有哪些?开源节流,节约用水,节约用纸,浪费可耻?是不是有时候口号喊出去了,但是没有什么效果,执行过程形同虚设,存在空转?


曾经在路过一个同事办公桌的时候发现,桌上堆了厚厚一摞文件,疑问,哇,这是什么资料啊?这么厚,原来是他看过的一篇资料,不小心按了打印,于是乎刷刷刷的就出来这么多,这么多纸,足足有一小包纸了,你可能不知道一包纸有多少克数,但也有500张呢~再看打印架旁边桌上,横七竖八躺了很多作废的纸,翻来看看,已经打印了,内容也都很完整,但是就是迟迟无人认领。要不就是打重复了,要不就是格式错误。

我们知道,口号不是白喊的,领导也一直提倡为公司节约成本,要有成本意识。行政管理和后勤保障是一个行政管理人员的重要职责之一,不仅在办公设施的改善,设备的采购上精打细算,更应该在管理运行过程中得到良好保障和实施效果。就拿纸张的节约方面更应该有效管理,不浪费。


现在疫情期间,各个公司能够复工都不容易,成本意识日渐提升。改善的行动要立即响应才行。我们购置一台打印机,甚至有些是功能强大的一体机,不仅让它为我们提供办公效率,更要在后期节约管理上下下功夫。作为一个多年的职场菜鸟,跟大家分享一些经验方法,怎么让节约用纸不是一句空口号。


一打印机你真的会用吗?

说出来大家可能不信,有大部分员工甚至新人不会使用打印机,虽然电脑连接了打印机,但是依旧使用不对,比如打印设置功能,很多公司有一体机,打印复印扫描。功能很强大。但是很多新员工甚至有一些老员工他不会使用。尽管他们的电脑连接了打印机,但是他们没有真正的学会怎么使用,以为“不就是一台打印嘛,点一下打印就好了呀”。但是确实在使用过程中一些基本的打印都做不好。

错误的意识导致错误的行动,本来可以双面的,他却懒得选择,直接默认用了单面。本来电子版内容表格是横版的,他却用了竖版,结果超过打印区域的内容就打印到另外的纸上了。显然多打印出来的那张纸是没办法用的。我们目的是让他展现在一张纸上,多出来的表格就被打印出来,这张纸就浪费了。



其实这些操作都可以通过简单的培训,使大家掌握基本的方法后就可以避免的。比如在word里如何设置双面打印,如何调整word或excel,使篇幅较多的内容打印到一张纸上?如何竖版内容调整为横版的。有些一体机功能是很强大的,可以版面分页打印,也就是一张A4的内容可以缩印,使一页纸打印2页内容或者4页内容。对于资料性,不对外的文件可以这样设置,以及连同双面打印,这样一张A4纸就打印了4页或者8页内容,纸质节约了好多倍。


纸张方向调整横竖版

比如,你用二手纸的时候,它的那一面,有字的面朝上还是朝下,如果你用错了,或许那这张纸就报废了。


二,小标签,大智慧


贴标签,谁不会?行政有时候只是简单的在墙上贴个“节约用纸”就完事了,只是提醒大家有节约意识,但是空谈口号谁都会的~殊不知,总有一拨人他们是机器使用白痴。


张贴打印机按键使用小技巧和操作标识,提醒大家如何规范使用,细节落到实处,醒目的提醒员工才能达到减少使用出错率的目的。


如,二手纸正反面设置,复印技巧,横版竖版放置!二手纸存放处等。也可以附上简单明了的操作时提醒:对于电子版的文件,重新进行页面设置,缩小上下距离。左右边距和行距后在打印和复印等。



三,培训落地


通过对员工进行办公软件和办公设备培训,或者转发打印机使用指南等让员工掌握打印前的办公软件设置,让员工掌握方法,落到实处。


之前那位同事错误操作多打印了几百页纸,当他按完打印确定按钮后,肯定会想到自己打错了,他觉得没办法了,眼睁睁的看着机器忙碌的一张一张从机器里出来,没纸了还傻乎乎往纸箱添纸,直到他打印完。


有些人或许也觉得没办法了,反正纸张是公司的,钱不从自己口袋出不心疼,无所谓的态度!其实他不知道,这个错误完全可以纠正的,因为很多的打印机出厂前是有取消打印任务功能的,打印一体机更是可以根据不同人打印内容,选择性的查找删除的~但是就是因为他不知道,浪费的纸张让单位埋了单~这里体现了培训的重要性。


“工欲善其事必先利其器”。工具要被我们使用,我们要足够了解她。更多功能解锁。并且使员工要很好的掌握它。“磨刀不误砍柴工”。与其错误的使用下去。不如浪费一些时间去普及它。


四、细心检查


还有些低级错误,就是你在打印之前需要检查一遍没有错误的话,在打印,如果你打印出来以后发现里面有好多错别字,或者格式错误,那你只能这张作废。所以说打印之前,去做检查,也是必不可少的。

细节决定一切。如果连这些低级错误都不能避免,在其他的工作上也未必能做好。



此外,有的打印机的功能很强大可以做到数据管理,每个员工的打印数据可以去查询,如果员工数据异常多的话,就可以去问一下,为什么打了这么多的那些资料?因为很多人会打些私人的资料~这种不能直接说,需要行政简单善意的提醒,他下次就会注意了!